Datatilsynet har udgivet en tjekliste om skolers brug af billeder. Formålet med tjeklisten er at give ansatte og ledere vejledning i, hvordan man sikrer sig, at skolens brug af billeder er i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Der gives i tjeklisten eksempler på, hvilke lovlige behandlingsgrundlag, der kan være relevante for frie og private skoler. Der er taget udgangspunkt i grundskoler, men en stor del af indholdet er også relevant for gymnasieskoler.
Læs mere i Datatilsynets tjekliste her
Her gives eksempler på Tjeklistens indhold:
Tag stilling til formål og brugen af billederne
Tag på forhånd stilling til, hvad billederne skal bruges til, og om det er er i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Det er vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem internt brug (f.eks. ophængning af billeder på skolen, billeder til brug i undervisningen, billeder til brug på intranet o.l.) og eksternt brug (f.eks. til brug på sociale medier, hjemmeside, i markedsføringsmateriale o.l.). Der kan være forskel på krav til samtykke. Det vil som udgangspunkt være lettere at finde en anden hjemmel end samtykke til det interne brug end til det eksterne brug.
Jf. ovenstående er det vigtigt, at brugen af billederne begrænses til det oprindelige formål.
Hav styr på sikkerheden
Sørg for, at der er koder på de enheder, der benyttes til at tage billeder og på de enheder, billederne opbevares på. Lav en oversigt over, hvor billeder opbevares og overvej, hvem der skal have adgang til billederne.
Slet billeder, der ikke længere er begrundet behov for at behandle
Datatilsynet anbefaler, at såkaldte ”indbliksbilleder” slettes efter 2-4 uger, medmindre der er en konkret grund til at opbevare dem i længere tid. Det kan f.eks. være nødvendigt med længere opbevaring for at dokumentere undervisningen og det pædagogiske arbejde over for forældrekredsen.
Slet billederne korrekt
Sørg for, at billeder slettes. Det skal både ske på det sted, hvor billederne er offentliggjort og på enheden, hvor billederne er taget. Desuden skal billederne slettes på eventuelle andre enheder, som billederne gemmes på.
Hav styr på apps, it-systemer og sociale medier
Skolen er ansvarlig for, at de apps, it-systemer og sociale medier, skolen benytter, har vilkår og opsætninger, der er i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Det gælder både i relation til undervisningen og skolens øvrige virke.
Sørg derfor for at have gennemlæst vilkårene for brug af apps, it-systemer og sociale medier, før de tages i brug. Det er f.eks. relevant at undersøge, om der benyttes servere udenfor EU, og om udbyderne af appen, it-systemet eller det sociale medie anvender billederne til egne formål. Skolen skal have hjemmel til at kunne videregive billederne til udbyderne, for at appen, it-systemet eller det sociale medie kan anvendes lovligt.
Vi anbefaler skolerne at få uddybet ovenstående ved at orientere sig i Datatilsynets tjekliste her.
Læs mere om lovlig behandling af persondata her.
