Som foreningen tidligere har orienteret om (her), har Folketinget behandlet en lovændring, som medfører krav om registrering af de ansattes arbejdstid. Loven blev endeligt vedtaget i slutningen af januar 2024 og gælder fra juli måned 2024.
Der er ikke sket ændringer i forbindelse med den endeligt vedtagne lov. Dermed er indholdet af foreningens tidligere orienteringer om tidsregistrering forsat gældende. Ledelser og bestyrelser på den enkelte skole skal derfor til at forberede sig på implementeringen og gøre sig overvejelser om, hvordan registrering af arbejdstid kan indføres på en så enkel og håndterbar en måde som muligt.
Loven medfører, at:
- Arbejdsgiveren skal indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af arbejdstid. Dette system skal gøre det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt lønmodtager.
- Arbejdsgiveren skal sørge for, at lønmodtageren kan tilgå egne oplysninger i det nævnte arbejdstidsregistreringssystem.
- Arbejdsgiveren skal opbevare de registrerede oplysninger i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af lønmodtagerens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid
Formålet med den nye lovgivning er at sikre overholdelse af lovbestemte hviletids- og arbejdstidsregler, herunder overholdelse af 48 timers reglen[1]. Det har ingen forbindelse til overenskomster eller særlige ansættelsesområder. Kravet gælder altså for alle medarbejdergrupper.
Loven indeholder en undtagelsesregel for ansatte betegnet som “selvtilrettelæggere”, hvilket dækker over personer i job, hvor arbejdstiden ikke kan forudbestemmes eller måles pga. arbejdets natur, eller fordi den ansatte i væsentlig grad selv kan beslutte opgaver og tidspunktet for udførelsen af disse. Modsat selvtilrettelæggere har de fleste skoleansatte klart definerede arbejdstider, som er nemme at følge (Se uddybning i boks).
Undtagelse for selvtilrettelæggere
I loven findes der en undtagelsesregel for ansatte, der kan betegnes som “selvtilrettelæggere”. Disse er ansatte i positioner, hvor arbejdstidens længde enten ikke kan forudbestemmes eller måles på grund af arbejdets natur, eller fordi den ansatte selv har beføjelsen til at fastsætte sin arbejdstid.
Typiske eksempler på selvtilrettelæggere inkluderer ansatte i højere ledelsesniveauer eller personer med stor grad af frihed i jobudførelsen. For at afgøre om en ansat falder ind under denne kategori, kræves en individuel vurdering. Det er ikke nok, at en ansat selvstændigt kan bestemme tidspunktet for visse arbejdsopgaver, som f.eks. forberedelse og efterbehandling. I modsætning til selvtilrettelæggere har de fleste skoleansatte foruddefinerede arbejdstider (en årlig eller månedlig arbejdstid/norm), som er relativt lette at måle og følge.
Det er ikke muligt at lave lokale aftaler eller forståelser om, at arbejdstiden ikke registreres.
Hvad skal skolerne begynde på allerede nu?
Den enkelte skole skal undersøge om et af skolens IT-systemer i forvejen kan benyttes til registrering af arbejdstid, om et nyt system skal etableres/indkøbes, eller om der kan laves en lokal løsning.
Hvad skal systemet kunne?
Der er ikke krav om, at det registreres, hvad den ansatte arbejder med i sin arbejdstid, men alene den samlede mængde tid, der arbejdes. Der er altså ikke tale om at systemet skal kunne opgøre undervisningstid, tid til møder, forberedelsestid, elevpauser osv. Det er derfor ikke nødvendigt med et system, der kan opdele arbejdstiden i de forskelle opgaver. Den enkelte ansatte skal kunne tilgå sine egne oplysninger for at kunne se om arbejds- og hviletidsbestemmelserne overholdes.
Politik for arbejdstidsregistrering
Skolen har pligt til at sikre, at den enkelte ansatte registrerer sin arbejdstid løbende. Det anbefales derfor, at skolens ledelse, i samarbejdet med f.eks. skolens samarbejdsudvalg, udarbejder en tydelig politik om arbejdstidsregistrering gældende for alle ansatte.
Politiken bør indeholde:
- Definition af, hvad der betragtes som arbejdstid
- Instruktion i, hvordan arbejdstid registreres
- Krav om, hvornår arbejdstid senest skal være registreret
- Orientering om, at det er en pligt, alle ansatte har
- Orientering om ledelsens løbende kontrol/stikprøver med det formål at sikre, at både politik samt hvile- og arbejdstidsbestemmelser overholdes
Opbevaring af oplysninger
Skolen skal opbevare registrering for den enkelte ansatte i 5 år.
Ved registrering og opbevaring af oplysninger om den ansattes arbejdstid, behandler skolen personoplysninger, som den måske ikke tidligere har gjort. Den enkelte ansatte skal derfor oplyses om, at skolen fra juli 2024 behandler oplysninger om den ansattes arbejdstid i 5 år. Behandlingen sker, for at skolen kan overholde en retslig forpligtelse, og grundlaget er derfor databeskyttelsesforordningens artikel, 6 stk. 1, litra c.
Webinarer om tidsregistrering
Foreningen afholder d. 15. og 16. april 2024 webinarer om nye regler for arbejdstidsregistrering samt eventuelle overenskomstændringer, der har relevans for arbejdstidens planlægning eller opgørelser. Information om webinarerne kan findes her.
[1] En ansat må maksimalt have en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid på 48 timer beregnet over en periode på 4 måneder.
