Bestyrelsen er ansvarlig for, at forældrekredsen indkaldes til møde, hvor forældrekredsen skal vælge en eller flere tilsynsførende til at føre tilsyn.
Forældrekredsen kan på mødet, i stedet for at vælge tilsynsførende, beslutte at anmode kommunalbestyrelsen i skolekommunen om at udpege en eller flere personer til at føre tilsynet.
Der skal indkaldes til møde, således at det kan afholdes senest 3 måneder efter, at skolen er startet som ny skole, eller der ikke længere er en eller flere, der fører tilsyn. Indkaldelsen skal ske ved almindeligt brev, e-mail eller anden sikker forsendelsesmåde med mindst 14 dages varsel.
Tilsynsreglerne og valgreglerne, herunder at enhver forælder har ret til at foreslå kandidater på mødet, skal fremgå af indkaldelsen.
Ved mødets begyndelse vælger forældrekredsen under ledelse af formanden for bestyrelsen eller skolelederen en mødeleder. En ansat på skolen kan ikke vælges til mødeleder. Det er uforeneligt med mødelederhvervet at være opstillet som kandidat til tilsynsførende.
Mødeleder påser, at mødet er lovligt indkaldt, og at valget foregår i overensstemmelse med reglerne herom, herunder reglerne om tilsynsførendes valgbarhed.
Mødeleder godkender ved sin underskrift et beslutningsreferat af mødet.
Skolen yder sekretariatsmæssig bistand til forældrekredsens valg af tilsynsførende.
Valgets omkostninger påhviler skolen.
Forældrekredsen afgør først funktionsperiodens længde, dog højst 2 år, og hvorvidt en eller flere personer skal vælges eller, hvis der fremsættes forslag derom, hvorvidt forældrekredsen skal anmode kommunalbestyrelsen i skolekommunen om at udpege den eller de tilsynsførende.
Hvis der skal vælges flere personer, skal forældrekredsen, inden valget afholdes, beslutte, hvor mange tilsynsførende der højst kan vælges. Afgørelse træffes af de fremmødte forældre ved almindelig stemmeflerhed.
Der kan kun gives fuldmagt til en person, med hvem man har fælles forældremyndighed over et barn i skolen.
Valghandlingen skal være hemmelig, hvis en eller flere forældre ønsker det.
Hver forælder kan afgive stemme på et antal personer svarende til det besluttede højeste antal tilsynsførende.
Kandidaterne er valgt i rækkefølge efter størrelsen af de personlige stemmetal. I tilfælde af stemmelighed foretages lodtrækning.
Skolelederen underretter den eller de valgte tilsynsførende om valget eller, efter forældrekredsens beslutning, anmoder kommunalbestyrelsen om at udpege tilsynsførende.
Genvalg af tilsynsførende kan finde sted, dog kan den tilsynsførende indenfor en periode på 11 år højst fungere i 6 år i alt på skolen.
Hvis der vælges flere tilsynsførende, og hvis forældrekredsen ikke har valgt dem til bestemte tilsynsaktiviteter, aftaler de tilsynsførende indbyrdes, hvem der udfører hvilke tilsynsaktiviteter.
Tvivlspørgsmål om fremgangsmåden ved valget afgøres af mødelederen.
Forældrekredsen træffer selv afgørelse om, hvorvidt personer uden for forældrekredsen kan deltage i mødet og i givet fald hvilke personer.
Skolen offentliggør på sin hjemmeside, hvem der er skolens tilsynsførende.
Skolen registrerer, hvem forældrekredsen på skolen har valgt som tilsynsførende og for hvilken valgperiode på Tilsynsportalen.
Certificerede tilsynsførende og frie grundskoler kan tilgå Tilsynsportalen (tilsynsportalen.uvm.dk).
