Whistleblowerordninger for private virksomheder med 50 eller flere ansatte
Som følge af Lov om beskyttelse af whistleblowere er det fra d. 17. december 2023 lovpligtigt for alle private virksomheder, herunder frie grundskoler og private gymnasier, med 50 eller flere ansatte at have en whistleblowerordning. For private virksomheder med 250 eller flere ansatte trådte pligten til at etablere en whistleblowerordning i kraft allerede fra 17. december 2021.
Som supplement er der oprettet en fælles offentlig whistleblowerordning for ansatte i private virksomheder med færre end 50 ansatte. Den fælles offentlige ordning administreres af Datatilsynet og kan findes her.
Hvordan opgøres antallet af ansatte?
Ved opgørelsen af antallet af ansatte beregnes et gennemsnit af antallet af ansatte i de fire seneste forudgående kvartaler. I opgørelsen tælles både fuldtidsansatte og deltidsansatte, uanset deres beskæftigelsesgrad. Tidsbegrænsede ansatte og vikarer tælles også med i opgørelsen, da fastansættelse ikke er et krav for at tælle med i opgørelsen.
Med ovenstående opgørelsesmetode vil en stor del af foreningens medlemsskoler være omfattet af pligten til at etablere en whistleblowerordning d. 17. december 2023.
Hvad kan ordningen benyttes til?
Ordningen er som udgangspunkt forbeholdt ansatte på skolen.
Der kan indberettes om overtrædelse af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser samt chikane og andre alvorlige forhold.
På skoler vil det næppe blive aktuelt med indberetninger om overtrædelser af EU-retten. Der kan dog være tilfælde af alvorlige lovovertrædelser som underslæb, bedrageri, overtrædelse af tavshedspligt og andre overtrædelser, som normalt vil være strafbare. Der kan også være tilfælde af tilsidesættelse af almindelige sikkerhedsforskrifter, som udgør en risiko for ansatte og elevers sundhed eller tilfælde af seksuel chikane og lignende.
Det er et krav, at der er tale om overtrædelser af en vis grovhed. Det vil f.eks. ikke være muligt at indberette om en ledelses manglende overholdelse af interne retningslinjer om sygefravær, forkert løn og pension eller manglende overholdelse af en overenskomsts regler om varsling af ændret arbejdstid.
Hvad og hvem er en whistleblowerenhed?
Der er krav om, at skolen udpeger en eller flere upartiske personer til at stå for whistleblowerordningen. Den eller de personer skal varetage funktionen som skolens whistleblowerenhed. Opgaverne for whistleblowerenheden er at modtage og behandle indberetninger objektivt og sagligt.
Det er op til den enkelte skole at afgøre, hvem der mest hensigtsmæssigt kan varetage opgaven, herunder om der er personer eller funktioner, der er uegnede til varetagelse af opgaven grundet risikoen for interessekonflikter. Det skal desuden sikres, at personen/personerne, der udgør enheden, kan behandle indberetningerne uafhængigt af ledelsen. Ledelsen må altså ikke instruere i, hvordan en indberetning konkret skal behandles.
Hvilke opgaver har en whistleblowerenhed?
Whistleblowerenheden skal modtage indberetninger og kvitterer herfor senest 7 dage efter modtagelsen. Der skal desuden foretages en opfølgning/behandling, og whistlebloweren skal hurtigst muligt modtage feedback/oplysninger om behandlingen. Feedback/oplysninger om behandlingen skal ske hurtigst muligt, og senest 3 måneder efter indberetningen er modtaget. Bemærk, at whistleblowerenheden ikke er forpligtet til at handle på anonyme indberetninger. Det vil naturligvis være en udfordring at kvittere for modtagelsen og give oplysninger om behandlingen, hvis indberetningen ikke indeholder kontaktoplysninger.
Ved behandling af en indberetning er første skridt at sikre sig, at den modtagne indberetning er fra en person, der kan benytte sig af whistleblowerordningen, og at emnet også er omfattet af whistleblowerordningens område.
Hvis såvel whistlebloweren som emnet falder under whistleblowerordningens område, kan en egentlig behandling sættes i værk. En behandling kan f.eks. være orientering af relevante personer i ledelsen/bestyrelsen og anmodning om redegørelse fra relevante personer. Alt efter whistleblowerenhedens muligheder og indberetningens art, kan det også være muligt for whistleblowerenheden selv at undersøge indberetninger om underslæb og lignende ved gennemgang af regnskaber og bilag.
Det er som udgangspunkt skolens ledelse/bestyrelse, der træffer beslutning om en egentlig reaktion på baggrund af indberetningen. En reaktion kan være ansættelsesretlige sanktioner, politianmeldelse eller orientering af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet. Hvis det skønnes, at der ikke er grundlag for yderligere reaktioner, vil sagen blive afsluttet.
Som førnævnt er der pligt til at give feedback/oplysninger om behandlingen til whistlebloweren. Her skal whistleblowerenheden være opmærksom på, hvad der kan videreformidles, uden at regler om beskyttelse af persondata eller tavshedspligt brydes.
Hvilke rettigheder har whistlebloweren og øvrige involverede personer?
En whistleblower må ikke udsættes for repressalier, eller trusler herom, på baggrund af indberetningen. Hvis der kan skabes en formodning om, at en whistleblower har oplevet repressalier grundet indberetningen, er det skolen, der skal kunne bevise, at det ikke er tilfældet. Repressalier kunne være opsigelse, forbigåelse ved lønforhandlinger, tildeling af ufordelagtige opgaver, fratagelse af rettigheder eller lignende. De samme regler gælder for andre personer, som har medvirket til indberetningen. Det kunne være medvirken ved at formidle oplysninger.
Personer, som en indberetning omhandler, vil have de rettigheder, der normalt følger af en anklage om misligholdelse af pligter i ansættelsesforholdet, ulovlige handlinger eller lignende. De har altså ret til at kunne forsvare sig effektivt og har også de rettigheder, der normalt følger af reglerne om databeskyttelse, herunder retten til indsigt i oplysninger om vedkommende selv.
Hvad skal en whistleblowerordning indeholde?
Whistleblowerordningen skal udformes skriftligt, men der er ikke deciderede formkrav. Der er heller ikke krav om, at indberetninger skal ske skriftligt, mundtligt eller ved hjælp af særlige tekniske løsninger.
Bemærk dog, at en whistleblower har ret til et fysisk møde senest 7 dage efter en indberetning, hvis indberetninger skal foretages mundtligt. En ordning med mundtlig underretning medfører altså et ekstra krav.
Beskrivelsen af ordningen skal gøres let tilgængelig for de personer, der er omfattet af ordningen. Let tilgængelig’ kunne være på et intranet eller i en personalehåndbog.
Beskrivelsen af whistleblowerordningen skal indeholde:
- Oplysninger om, hvilke overtrædelser, der kan indberettes om
- Hvordan indberetninger behandles og registreres
- Hvordan man gør brug af whistleblowerordningen
- Hvem, der kan gøre brug af whistleblowerordningen
- Hvilke rettigheder whistlebloweren har
- Hvilke rettigheder en person, der indberettes om har
- Om der kan indberettes anonymt
- Procedure for indberetning til en eventuel ekstern whistleblowerordning
- En opfordring til ikke at benytte virksomhedens whistleblowerordning i tilfælde, hvor en overtrædelse kan håndteres tilstrækkelig effektiv internt, og den ansatte ikke vurderer, at der er overhængende risiko for repressalier. Det er dog op til den enkelte at vurdere, hvad der er mest hensigtsmæssigt.
Bemærk, at en manglende skriftlig beskrivelse af og information om skolens whistleblowerordning i sig selv kan medføre bødestraf for manglende overholdelse af lovgivningen. Det er altså vigtigt at kunne dokumentere, at skolen har gjort sig de nødvendige overvejelser, udpeget en (eller flere) til at varetage funktionen som whistleblowerenhed og har lavet en procedure for indberetning og behandling.
Hvad skal I overveje lokalt på skolen?
Den enkelte skole skal overveje, hvordan en whistleblowerordning bedst muligt kan oprettes lokalt. Der er ikke krav til, hvordan ordningen konkret skal fungere, og der er derfor også ret vide rammer for at finde på lokale muligheder.
Mange virksomheder melder sig til at være behjælpelige med oprettelse og administration af en digital løsning. Man skal dog være opmærksom på, at de ofte kun tager imod indberetningerne og laver en indledende screening. Den enkelte skole vil altså fortsat skulle stå for en stor del af selve sagsbehandlingen, når en indberetning modtages, ligesom skolen selv skal beslutte hvilken, om nogen, sanktion en indberetning kan få.
Se mere i Justitsministeriets vejledning om whistleblowerordninger på private arbejdspladser her.
